Miss Moneypenny – Silke Weinig
Meetings gehören zum Arbeitsalltag, gleichgültig ob real oder online.
Für viele Beteiligte sind sie aber mehr Frust als Lust.
Oftmals schlecht vorbereitet und moderiert, ziehen sich die Sitzungen zäh in die Länge.
Greifbare Ergebnisse oder informative Inhalte sind Mangelware.
Da nickt selbst der konzentrierteste Mitarbeiter ein.
Mit ein paar Tricks kann man langweilige Meetings jedoch gut überstehen.
Es gibt vieles, was einen im Arbeitsalltag auf Trab hält. Ein Meeting-Marathon ist dabei das Letzte, was man braucht. Studien zufolge wären Mitarbeiter um 76 Prozent produktiver, wenn sie ihre Zeit weniger in Sitzungen verbrächten. Was da andere untersucht und herausgefunden haben, ahnt man selbst: Man könnte viel mehr schaffen, wenn man nicht ständig in Meetings (fest)sässe.
Viele Sitzungen sind Zeitverschwendung
Die Ergebnisse einer Studie der Unternehmensberatung Bain & Company sind ernüchternd:
- Mitarbeitende verbringen rund 16 Stunden pro Woche in Sitzungen.
- Das obere Management wendet sogar über 50 Prozent der Arbeitszeit für Sitzungen auf.
- 67 Prozent der Führungskräfte stufen die Meetings als gescheitert ein.
- Mehr als 50 Prozent aller Sitzungen werden als überflüssig beurteilt.
Das Problem der langweiligen Meetings ist nicht nur, dass man in der Zwischenzeit sehr viele andere Dinge machen könnte, sondern auch, dass sie so extrem einschläfernd sind. In einer Umfrage des Telekommunikationsanbieters Verizon gab mehr als ein Drittel der Befragten an, regelmässig in Meetings vor sich hin zu dösen. Der Elektronikkonzern Sharp erfuhr durch eine europaweit durchgeführte Studie, dass einer von zehn ihrer Mitarbeiter schon mal in einem Meeting eingeschlafen ist. Wie soll man da wieder in die Gänge kommen, wenn einem stundenlange Frontalmonologe oder ewig um das Gleiche kreisende Diskussionen den letzten Funken Energie abgesaugt haben?
Gute Vorbereitung
Je besser ein Meeting vorbereitet ist, desto grösser ist seine Chance auf Erfolg. Das hat vor allem der Leiter in der Hand. Wir Teilnehmer können aber auch einen Teil dazu beitragen. Je besser wir vorbereitet sind, desto stärker können wir das Meeting mit führen. Dazu gehört, dass wir eigene Ziele formulieren, wie etwa den Wunsch, ein bestimmtes Thema zu diskutieren.
Bereiten Sie Fragen vor
Wer fragt, der führt – auch mit Fragen können Sie das Meeting mit leiten. Zudem hält die Suche nach Antworten und Lösungen Ihr Gehirn länger auf Trab. Selbst wenn nur wenige Fragen Sie beschäftigen, können Sie so anderen länger aufmerksam zuhören.
Machen Sie sich viele Notizen
Machen Sie sich so viele Notizen wie möglich, um konzentriert zu bleiben. Selbst wenn nicht jeder Punkt für Sie relevant ist, sollten Sie einige Schlagworte aufschreiben. Je aktiver Sie zuhören, desto weniger laufen Sie Gefahr, mit den Gedanken abzuschweifen.
Kritzeln Sie herum
In Situationen, in denen man keine Notizen machen kann, weil sich eine Diskussion festgefahren hat, hilft Kritzeln. In einer Studie konnten sich Menschen, die gezwungen waren, eine langweilige Sprachaufnahme anzuhören, später an mehr Inhalte erinnern, wenn sie nebenbei kritzeln durften. Je mehr die Kritzeleien mit dem Thema zu tun haben, desto leichter fällt das Zuhören.
Konzentrieren Sie sich auf den jeweiligen Sprecher
Das gilt umso mehr, wenn dieser zu Monologen tendiert. Betrachten Sie seine Haare, das Gesicht, die Kleidung. Beobachten Sie seine Gesten und Mimik. Diese kleinen Ablenkungsmanöver schaffen die nötige Aufmerksamkeit, um leichter zuhören zu können.
Essen und trinken
Statt bei Langweile nach Kaffee oder Keksen zu greifen, lieber Wasser trinken und Nüsse naschen. Letztere sind gesünder als das langweilige Konferenztisch-Gebäck und geben Energie. Einen besonderen Frischekick gibt Ingwer- oder Zitronenwasser.
Keep calm and carry on
Allein der Gedanke, wie viele E-Mails gerade hereinkommen, während Sie Ihre Zeit im öden Meeting vertrödeln, lässt Ihr persönliches Stressbarometer steigen. Dieser Stress kann sich auf den ganzen restlichen Arbeitstag auswirken. Nehmen Sie sich daher nach der Sitzung einen kleinen Moment Zeit, bevor Sie mit der nächsten Aufgabe beginnen. Machen Sie eine kurze Meditation, atmen Sie mehrmals tief in den Bauch ein und aus, oder stellen Sie sich für einen Moment an ein offenes Fenster.
Nutzen Sie die Ausfallzeit
In fast allen Besprechungen gibt es ungeplante Pausen, zum Beispiel wenn eine neue Präsentation geladen werden muss oder der Beamer streikt. Nutzen Sie diese Zeit. Stehen Sie auf, und öffnen Sie das Fenster. Machen Sie eine kleine Stretching-Übung, oder fragen Sie Ihren Sitznachbarn, welchen Kinofilm er Ihnen empfehlen kann.
Kleine Bewegungen
Kleine Stretching-Einheiten und unauffällige isometrische Übungen halten wach. Strecken und recken Sie sich hin und wieder oder spannen Sie die Muskeln für 15 Sekunden an.
Gute Meetings sind geführte Meetings
Meetings, Besprechungen, Konferenzen – sind sie gut geführt, ist jeder am Ende zufrieden. Statt Meetings über sich ergehen zu lassen, kann man auch proaktiv werden. Warum nicht dem Moderator in einem Vier-Augen-Gespräch Anregungen geben, wie man das Meeting aufpeppen könnte? Bieten Sie Ihre Unterstützung an. Zum Beispiel, dass Sie künftig als eine Art Zeremonienmeister auf die Zeit achten.
Autorin: Silke Weinig
Blog: Miss Moneypenny