Übergang vom Start-Up zum Mittelunternehmen, die grosse Chance fürs HR
Dominique Bleichenbacher für SWONET
Seien wir ehrlich, HR wird doch in den meisten Unternehmen immer noch als «riesiger» Kostenpunkt gesehen. Wie oft habe ich schon gehört: «ihr im HR generiert nur Kosten und keinen Umsatz». Dem ist tatsächlich so, denn Ressourcen kosten schliesslich etwas. Dies wird sich wohl auch in 30 Jahren, und mit der vermehrten Nutzung von künstlicher Intelligenz nicht oder nur beschränkt ändern.
Es sei denn, wir finden endlich einen Weg, die verhinderten oder nicht generierten Kosten von nicht zu ersetzenden Abgängen, einer hohen Arbeitsmoral und die Loyalität von zufriedenen Mitarbeitenden in Umsatz umzurechnen. Genau hier präsentiert sich die grosse Chance fürs HR!
Unzählige Personalverantwortliche von Start-Ups, welche bereits die Grösse eines Mittelunternehmens (Unternehmen mit 50 bis 250 Mitarbeitenden) haben, denken meist ziemlich früh daran, ein Personalsystem zur Erfassung der wichtigsten Mitarbeiterdaten oder für die Abwicklung des Lohnes einzuführen. Die restlichen, aber genau so wichtigen Themen, werden aufgrund der unschönen Kostendiskussion, Unwissen oder Desinteresse jedoch meist vor sich hingeschoben, obwohl diese angegangen werden müssten. Ja, sie haben richtig gelesen, ich habe von «müssten» gesprochen.
Damit das HR die Personalkosten so tief wie möglich halten kann, müssen Unternehmen mit dem Aufsetzen, den Erarbeitungen und Vereinheitlichungen von Strukturen, Prozessen, Templates und Abläufen so früh als möglich beginnen. Wenn dies bereits für ein Kleinstunternehmen aufgesetzt wird, dann erspart dies langfristig Zeit und Ressourcen; sprich Geld. Noch viel wichtiger, führt dies zu Klarheit für Mitarbeitende, Personalverantwortliche und Vorgesetze wie auch zu einer höheren Arbeitsmoral respektive Loyalität. Vor allem ist es eine grosse Hilfe für ein wachsendes Unternehmen. Die erarbeiteten Strukturen, Prozesse, Templates und Abläufe, neben den eingeführten Systemen, bilden die Grundlage für ein solides HR-Fundament, welches jedes Unternehmen für sein Wachstum benötigt. Ein Personal- und/oder Lohnsystem bildet nur ein Teil dieses Fundaments.
Oftmals höre ich von Personalverantwortlichen «Bei uns läuft alles ohne Probleme», «Ich muss mich auf die Besetzung der offenen Stellen fokussieren» oder «Ich bin erst ein paar Monate beim Unternehmen und muss mir zuerst ein vollumfängliches Bild machen, was vorhanden ist, respektive was wir alles in-house abdecken können». Wenn ich dann Monate später nachfrage, sieht das Ganze meistens immer noch genau gleich aus. Ich weiss aus eigener Erfahrung, dass der Geschäftsleitung zu erläutern, wieso man sich nun mit der Aufsetzung eines Prozesses oder eines Personalreglements beschäftigt, anstatt weitere «umsatztreibende» Mitarbeitende zu rekrutieren, nicht die einfachste Herausforderung ist. Doch genau dieser Herausforderung muss man sich genug früh stellen. Wieso ist dies so wichtig?
Wir alle wissen, je länger mit diesen Aufgaben gewartet wird, umso kostspieliger werden diese. Bei einem Unternehmen in vollem Wachstum, werden auch die Kosten, um die dringenden Themen anzugehen, immer grösser.
Hier ein einfaches Beispiel: Ein Personalreglement aufzusetzen für ein Unternehmen mit 10 oder 15 Mitarbeitenden geht relative einfach, weil sich die Anzahl der sogenannten Ausnahmen und Präzedenzfällen auf ein Minimum – ein oder zwei – beschränken und diese einfach abgedeckt werden können. Wenn ein Unternehmen jedoch bereits 50 oder mehr Mitarbeiter hat, gibt es in rund 95% der Unternehmen bereits mehrere Ausnahme- und Präzedenzfälle, meist sogar mehrere unterschiedliche Handhabungen zum gleichen Thema. Oft ergibt sich dies, weil nicht klar dokumentiert wurde oder die Dokumentation verschieden interpretiert wurde. All das auf einen Nenner zu bringen, braucht gezwungenermassen mehr Zeit und entsprechend kostet es auch mehr.
Wenn ein Prozess, ein Reglement oder ein Ablauf mal definiert ist, braucht es einen periodischen Review. Dies braucht sicherlich auch Zeit, doch die regelmässige Überprüfung, kann meist mit den vorhandenen Ressourcen über das ganze Jahr eingeplant werden. Alles zu erarbeiten, während nebenbei noch 10 oder mehr offene Positionen zu besetzen sind, oder wenn die Mitarbeiter Informationen bezüglich einer Beteiligung an Weiterbildungen oder Zahlungen bei Geschäftsreisen einfordern, ist leider selten einfach.
Immer wieder helfen wir Unternehmen bei genau dieser Thematik und empfehlen: nehmen Sie die Kosten für die Implementierung von Personalsystemen und die Erarbeitung von Prozessen, Reglementen, Templates, Abläufen und ähnlichem so früh als möglich auf sich. Planen Sie die Zeit und nötige Unterstützung ein.
Sie tun sich selbst, als Personalverantwortliche, wie auch sich als Unternehmer/-in einen grossen Gefallen und sparen so künftig Zeit und Geld.
Ein Beitrag von Dominique Bleichenbacher